Interviste ai Soci

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SHERPANY: I GRANDI RISULTATI NASCONO DA BUONE RIUNIONI

09/05/2022 - Autore: Camera di Commercio Italiana per la Svizzera
Sherpany è una realtà Made in Suisse, nata 10 anni fa da uno spin off del Politecnico di Zurigo, ideato da due imprenditori che volevano trovare un modo utile per supportare i processi di sviluppo efficace delle riunioni aziendali. Uno dei principali scogli da superare era legato alla gestione dei documenti riservati che, una volta caricati sul web e condivisi tra le parti interessate, correvano il rischio di essere “intercettati”.
Nasce così SHERPANY, oggi attiva in 5 nazioni, con 160 dipendenti, leader europea nella proposta di soluzioni professionali utili alla gestione efficace e sicura delle funzioni dirigenziali dei board delle imprese, con focus specifico sulle riunioni. L’obiettivo è quello di facilitare il lavoro dei dirigenti, semplificando un elemento cruciale della loro attività. Sherpany offre soluzioni tailor made alle imprese di ogni dimensione e mette a disposizione anche una versione gratuita del software gestionale per testarne i percorsi.
Abbiamo incontrato la direzione di Sherpany, realtà socia di CCIS, per farci spiegare nel dettaglio ciò di cui si occupano.

Perché avete posto la vostra attenzione sulle Riunioni aziendali?
“Rappresentano un elemento fondante della vita in azienda ma richiedono molto tempo per la pianificazione, per l’organizzazione, per eventuale follow up. Pensate che il 60% del calendario di ogni dirigente è occupato dalla voce “meeting” con relativo dispendio di tempo e risorse. Secondo alcuni studi di settore, sono l’attività che genera meno produttività, tanto che, il 70% dei manager interpellati, le ritiene “inutili o evitabili”. Contemporaneamente sono però inevitabili. Ecco perché devono essere gestite al meglio. Gli strumenti innovativi proposti da Sherpany offrono formazione, indicazioni sui processi da seguire per l’efficientamento delle riunioni, step per una gestione efficace del tempo”.

Alla luce dei velocissimi cambiamenti ai quali abbiamo assistito e ai quali ci siamo adattati altrettanto velocemente (il riferimento va non solo al Covid ma anche alla transizione ecologica, alla flessibilità che ci viene richiesta come skill, alla digitalizzazione massiva,…), cosa significa per voi essere leader oggi?
“Le 400 società con cui lavoriamo, ci dicono che essere leader significa svolgere un ruolo che ha a che fare con il tema della responsabilità in senso ampio, non solo quindi verso chi direttamente collabora con noi ma anche verso gli altri team inclusi nei processi decisionali. Ci siamo abituati ad operare a distanza e il tema della leadership è molto sentito perché molti contatti avvengono in remoto. Ecco che bisogna saper trasferire i valori della realtà aziendale anche a coloro che la vivono di riflesso, esternamente, ma sono comunque parte del team. Per questo motivo noi abbiamo anche corsi di formazione e di leadership. La nostra esperienza ci dice che solo 2 dirigenti ogni 10 hanno ricevuto una formazione specifica sulla gestione aziendale e sul modo migliore di organizzarla. Per questo, nel 2021, abbiamo creato la Meeting Lead Certification, pensata sia per i board che per i collaboratori. È la prima certificazione europea di questo tipo, sta avendo molto successo anche perché insegna come diffondere la cultura aziendale e creare senso di appartenenza”.

Il vostro claim recita: “i grandi risultati nascono da buone riunioni”. Cosa rende una riunione efficace e cosa trovano i professionisti sulla vostra piattaforma?
“La piattaforma che proponiamo per la gestione delle riunioni business nasce come soluzione tecnologica ed è continuamente in evoluzione per rispondere efficacemente al mercato, alle esigenze delle business unit e delle varie aree societarie. Si compone per questo di 3 diverse dimensioni che portano, assieme, all’efficientamento e al miglioramento del metodo di lavoro:  
  • Base tecnologica che serve a supportare tutto il processo e offre gli strumenti più adeguati da utilizzare a seconda delle necessità. Qui si trovano anche le funzioni da attivare prima dello svolgimento dell’incontro (decisione dei contenuti da trattare, ordine del giorno, condivisione di file, ecc…) e dopo la sua chiusura (deadline da rispettare, si tiene traccia delle decisioni, ecc…).
  • Processi e metodo di lavoro. Che spiega quando è necessario convocare una riunione, chi deve essere coinvolto, quando invece è sufficiente dare un feedback diretto alla risoluzione di una questione.
  • Persone. L’area legata all' anima" della società stessa: il capitale umano. Il team deve essere allineato ai processi decisionali della dirigenza perché poi, questi, andranno attivati, utilizzati, trasmessi al pubblico sotto forma di servizi o prodotti”.

La pandemia e il ricorso massivo allo smart working hanno aperto una nuova dimensione nel mondo del business. Il digitale è parte della nostra quotidianità: ci siamo abituati anche a lavorare a distanza, a vedere collaboratori e partner professionali attraverso uno schermo, ci siamo adeguati a gestire strumenti informatici che prima erano appannaggio di pochi. Tutto questo ha portato anche Sherpany a prestare sempre più attenzione alla sicurezza dei dati e alla protezione dei flussi di quelli che voi stessi gestite. Quanto conta la Cybersecurity?
“La cybersecurity è un tema di assoluta attualità, la viviamo in prima linea. Non bastano però le precauzioni per difendersi al meglio: serve una formazione adeguata per scongiurare i problemi di sicurezza informatica che, per l’80% dei casi, sono provocati da errori umani. Poiché la maggior parte delle riunioni tratta informazioni riservate e sensibili, la nostra piattaforma è all’avanguardia sul tema sicurezza: collaboriamo con società che si occupano di questo e spesso chiediamo loro di forzare i nostri sistemi attraverso gli ethical hacker. Qui abbiamo raggiunto un risultato incredibile: l’ultimo test li ha visti impegnati sul nostro sistema per tre mesi e non sono riusciti ad entrare”.

Ed ora uno sguardo al futuro: quali sono le prospettive che vi vedranno protagonisti nel 2022 e quali i progetti sui quali state lavorando?
“Ciò che tutto il mondo ha vissuto negli ultimi due anni ci ha spinti a prestare grande attenzione al tema dell’Home office e dello smart working. Parte di queste nuove pratiche lavorative rimarranno anche in futuro e questo ci porta a rivedere anche il mondo dei meeting perché “ogni riunione conta”. Per questo supportiamo il welfare in azienda ma anche fuori. Abbiamo quindi introdotto il meeting feedback ovvero la possibilità di valutare ogni riunione. Questo fornisce a chi si occupa di HR informazioni utili su come viene vissuta ogni riunione e su come migliorare le successive".

https://www.sherpany.com/it/